Otrzymanie dofinansowania to doskonała szansa na rozwój firmy, ale wiąże się z koniecznością przestrzegania ściśle określonych procedur zakupowych. Coraz częściej zauważamy błędy w realizacji zamówień, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i organizacyjnych. Niniejszy artykuł powstał, aby ostrzec przed najczęściej popełnianymi błędami, ponieważ, paradoksalnie, uzyskanie dofinansowania bywa łatwiejsze niż jego późniejsze rozliczenie.
Znaczenie prawidłowej realizacji procedur
Proces zamówień w projektach finansowanych ze środków Unii Europejskiej jest precyzyjnie opisany w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021–2027, umowach o dofinansowanie oraz regulaminach konkursów. Mimo szczegółowości tych dokumentów, ich złożoność i częste zmiany mogą prowadzić do pomyłek. Błędy te mogą skutkować poważnymi korektami finansowymi, uzależnionymi od wagi uchybienia.
Wyobraź sobie, że po miesiącach intensywnej pracy nad projektem otrzymujesz informację o błędach w procedurze zakupowej. Konsekwencje? Korekty finansowe sięgające nawet 100% wartości zamówienia, zaburzające płynność finansową firmy, a także czasochłonne wyjaśnienia z instytucją finansującą. Do takich sytuacji najczęściej dochodzi w wyniku:
- braku publikacji zapytań ofertowych,
- nieprecyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia,
- nadmiernego ograniczania konkurencji.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
1. Niepublikowanie zapytań ofertowych
Czas i sposób publikacji zapytań ofertowych są precyzyjnie określone w Wytycznych. Aby zapewnić ich prawidłowe stosowanie, kluczowe jest dokładne przeanalizowanie budżetu projektu. Warto pamiętać, że nawet wydatki poniżej 50 tys. zł mogą podlegać procedurom konkurencyjnym. Przykładowo, jeśli w projekcie przewidziano zakup dwóch środków trwałych po 25 tys. zł każdy, konieczne będzie przeprowadzenie przetargu na każdy z nich. Wynika to z zasady tożsamości przedmiotowej, czasowej i podmiotowej, które określają, czy wydatki powinny być traktowane jako jedno zamówienie.
Zaniedbanie tej kwestii może skutkować korektą finansową sięgającą nawet 100% wartości zamówienia. Kluczowe jest zatem precyzyjne oszacowanie wartości każdego zamówienia.
2. Nieprecyzyjne określenie przedmiotu zamówienia
Zbyt ogólny lub nieadekwatny opis przedmiotu zamówienia może prowadzić do licznych problemów, takich jak nieporozumienia, trudności w realizacji oraz ograniczenie konkurencji. Ważne jest szczegółowe określenie wymagań w ogłoszeniu i specyfikacji, aby oferenci mogli dokładnie wycenić swoje usługi lub produkty. Niedokładne opisy mogą skutkować propozycjami niezgodnymi z oczekiwaniami zamawiającego.
3. Niedotrzymanie ustalonych terminów składania ofert
Przepisy wskazują minimalne okresy na składanie ofert, zależne od rodzaju zamówienia i jego szacowanej wartości. Przy ustalaniu terminów należy uwzględnić poziom skomplikowania postępowania oraz charakter zamówienia. Terminy muszą być realistyczne, by spełniały wymagania minimalne określone w Wytycznych.
4. Nadmierne ograniczanie konkurencji
Warunki udziału w postępowaniu powinny zabezpieczać interesy zamawiającego, ale muszą być adekwatne do przedmiotu i wartości zamówienia. Nadmierne wymagania mogą wykluczyć potencjalnych wykonawców, co jest sprzeczne z zasadą konkurencyjności. Starannie formułuj wymagania, bazując na rzeczywistych potrzebach projektu.
Pamiętaj, prawidłowa realizacja procedur zakupowych to kluczowy element sukcesu projektów dofinansowanych. Uniknięcie błędów pozwala nie tylko zminimalizować ryzyko korekt finansowych, ale także skutecznie i zgodnie z przepisami wykorzystać fundusze.