Weryfikacja kontrahentów to kluczowy element zarządzania ryzykiem w firmach. Brak odpowiedniego sprawdzenia wiarygodności partnerów biznesowych może prowadzić do poważnych problemów, takich jak nieopłacone faktury, problemy z płynnością finansową oraz straty reputacyjne.
W czasach kryzysów gospodarczych jest to szczególnie istotne. W Europie coraz więcej firm ma problemy z płynnością finansową, co zagraża sprzedającym towary długimi opóźnieniami lub koniecznością windykacji.
SYGNAŁY OSTRZEGAWCZE
Podczas negocjacji z kontrahentami możesz napotkać sygnały ostrzegawcze, które mogą sugerować nieuczciwe zamiary:
- Drastyczne zaniżenie cen towarów w porównaniu do rynkowych.
- Oferowanie produktów niespójnych z branżą.
- Odwlekanie podpisania umowy.
- Unikanie złożenia zamówienia mimo deklaracji pilności.
- Brak wpisu w bazie VIES mimo deklaracji.
- Brak opinii i referencji online, mimo prowadzenia działalności lub opinie od botów.
SKUTECZNA WERYFIKACJA KONTRAHENTÓW
Aby uniknąć wielu ryzyk, zawsze weryfikuj swoich nowych kontrahentów. Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych narzędzi i rejestrów, które pomogą Ci dokładnie sprawdzić wiarygodność partnerów biznesowych:
1. CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)
W bazie CEIDG sprawdzisz, czy kontrahent prowadzący działalność gospodarczą jest zarejestrowany jako przedsiębiorca, zweryfikujesz dane rejestrowe oraz status działalności.
https://aplikacja.ceidg.gov.pl/ceidg/ceidg.public.ui/search.aspx
2. KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)
W KRS przejrzysz informacje o spółkach, fundacjach i stowarzyszeniach. Zweryfikujesz zarząd, wspólników oraz historię zmian w rejestrze.
https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/
3. Biała Lista Podatników VAT
Biała lista pozwala sprawdzić, czy twój kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, dowiedzieć się, dlaczego twojemu kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT.
Bardzo ważną informacją, którą znajdziesz w wykazie, są numery firmowych rachunków bankowych.
https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
4. Wykaz podatników VAT UE
Za pomocą narzędzia VIES (VAT Information Exchange System) możesz sprawdzić, czy dana firma jest zarejestrowana jako podmiot prowadzący handel transgraniczny w UE.
https://europa.eu/youreurope/business/taxation/vat/check-vat-number-vies/index_en.htm
5. Zaświadczenie Urzędu Skarbowego potwierdzające status podatnika VAT
Zaświadczenie przyda Ci się, jeśli potrzebujesz dokładnych informacji na temat statusu VAT swojego kontrahenta. Dzięki niemu sprawdzisz, czy Twój kontrahent jest czynnym podatnikiem czy zwolnionym z VAT.
https://www.biznes.gov.pl/pl/opisy-procedur/-/proc/886
6. Jak sprawdzić kontrahenta spoza Unii?
Firmy działające poza granicami Unii Europejskiej można zweryfikować za pomocą informacji dostępnych w polskich placówkach dyplomatycznych danego kraju. Listę tych placówek można znaleźć na portalu promocji eksportu.
https://www.gov.pl/web/dyplomacja/polskie-przedstawicielstwa-na-swiecie
Alternatywnie, możesz skorzystać z informacji dostępnych na portalach promocji eksportu oraz płatnych raportów, takich jak Dun & Bradstreet, Creditreform, Experian.
7. Referencje i opinie
Sprawdź opinie o działalności przedsiębiorstwa na branżowych portalach i forach internetowych lub pozyskaj referencje od innych przedsiębiorców, którzy współpracowali z danym kontrahentem.
Pamiętaj, że rzetelna weryfikacja kontrahenta zabezpieczy Twoją firmę przed ryzykiem finansowym i pozwoli uniknąć konsekwencji prawnych związanych ze współpracą z nierzetelnymi podmiotami.